Demonstrar maturidade na segurança da informação no segmento da saúde é muito importante. Afinal, a quantidade de dados gerados diariamente em hospitais e demais estabelecimentos de saúde é imensa, e os ataques cibernéticos nesta área têm aumentado gradativamente.
Estar em conformidade com a HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), uma lei norte-americana, vem sendo uma preocupação não só em seu lugar de origem, mas também em outros países que buscam reforçar a segurança de seus pacientes, como o Brasil e outros países que estão unindo esforços para proteção de dados dos indivíduos.
Por isso, vamos explorar os passos que você pode seguir para garantir que sua organização esteja em conformidade com a HIPAA, melhorando assim a confiança do paciente. Siga a leitura!
O que é a HIPAA?
Promulgada em 1996, essa legislação estabelece normas para a proteção da privacidade e segurança das informações de saúde do paciente. Seu principal objetivo, portanto, é garantir que essas informações sejam tratadas de maneira confidencial e segura.
A lei se aplica a covered entities (entidades cobertas), que incluem: provedores de serviços de saúde, planos de saúde e agentes de serviços de saúde. Além disso, a HIPAA também abrange business associates (associados comerciais), que são entidades que trabalham com as covered entities e têm acesso a informações de saúde.
Confira as principais regras para estar em conformidade com a HIPAA:
Os principais requisitos da HIPAA se dividem em várias categorias, focando na proteção da privacidade e segurança das informações de saúde protegidas (PHI) dos pacientes.
Essas informações são: nome, endereço, data de nascimento, impressões digitais, reconhecimento facial, número de seguro social e registros médicos, informações sobre seguro de saúde, número de contas, endereços de IP, registros de cobranças, entre outros.
Confira os 10 principais requisitos presentes na HIPAA:
- Privacidade das informações de saúde: define como as informações de saúde protegidas podem ser utilizadas e divulgadas. Os pacientes têm o direito de acessar e solicitar correções em seus registros de saúde.
- Segurança das informações: estabelece padrões para proteger as PHI em formato eletrônico (ePHI). Isso inclui medidas administrativas, físicas e técnicas para garantir a segurança dos dados.
- Notificações de violação: as entidades devem notificar os indivíduos afetados e o Departamento de Saúde e Serviços Humanos (HHS) em caso de violação de dados que comprometa a ePHI.
- Identificação e autenticação: as entidades devem implementar mecanismos para verificar a identidade dos usuários que acessam informações de saúde, garantindo que apenas pessoal autorizado tenha acesso.
- Treinamento e conscientização: todos os funcionários que lidam com PHI devem ser treinados sobre as políticas de privacidade e segurança, além de práticas recomendadas para proteger informações sensíveis.
- Documentação e registros: as organizações devem manter documentação adequada sobre suas políticas de conformidade, auditorias e treinamento, demonstrando que estão seguindo os requisitos da HIPAA.
- avaliações de risco: as entidades são obrigadas a realizar avaliações de risco regulares para identificar vulnerabilidades na proteção das ePHI e implementar medidas corretivas.
- Regra de transações e código: A HIPAA estabelece padrões para a troca eletrônica de informações de saúde, incluindo requisitos para transações de faturamento e reivindicações.
- Associados Comerciais: as covered entities devem garantir que seus business associates também cumpram os requisitos da HIPAA, estabelecendo contratos que garantam a proteção das PHI.
- Direitos dos pacientes: os pacientes têm direitos específicos sob a HIPAA, incluindo o direito de acessar suas informações de saúde, solicitar correções e receber uma cópia de seus registros.
Esses requisitos ajudam a garantir que as informações de saúde sejam protegidas de maneira eficaz, promovendo a confiança dos pacientes e a integridade do sistema de saúde.
Por que a conformidade com a HIPAA é importante?
Manter a conformidade com a HIPAA não é apenas uma questão legal; é uma questão de ética e confiança. A violação das normas pode resultar em consequências severas, incluindo:
- Multas financeiras significativas
- Processos judiciais
- Danos à reputação da empresa
- Perda de credibilidade junto aos pacientes
Dessa forma, a conformidade não apenas protege a sua organização legalmente, mas também assegura que os pacientes se sintam seguros ao compartilhar suas informações de saúde.
Passos para garantir a conformidade com a HIPAA
- Realize uma avaliação de risco:
O primeiro passo para garantir a conformidade com a HIPAA é realizar uma avaliação de risco abrangente. Isso envolve identificar onde as informações de saúde estão armazenadas, como são processadas e quem tem acesso a elas. Considere perguntas como:
– Quais sistemas armazenam informações de saúde?
– Existem políticas de segurança em vigor?
– Quais medidas de proteção estão sendo usadas?
Essa avaliação ajudará a identificar vulnerabilidades e áreas que precisam de melhorias.
- Estabeleça políticas e procedimentos:
Uma vez que você tenha realizado a avaliação de risco, é fundamental desenvolver e implementar políticas e procedimentos claros relacionados à proteção das informações de saúde. Esses documentos devem abordar:
- Controle de acesso: quem pode acessar informações de saúde e sob quais circunstâncias.
- Treinamento: como os funcionários devem ser treinados sobre as normas da HIPAA e as políticas da empresa.
- Resposta a incidentes: o que fazer em caso de uma violação de dados.
Essas políticas devem ser revisadas e atualizadas regularmente para se manterem relevantes.
- Treine os funcionários
O treinamento dos funcionários é uma parte essencial da conformidade com a HIPAA. Todos os colaboradores devem ser informados sobre as políticas e procedimentos da empresa relacionados à proteção das informações de saúde. O treinamento deve incluir:
- A importância da privacidade e segurança dos dados
- Como identificar e relatar incidentes de segurança
- Práticas recomendadas para o manuseio de informações de saúde
Certifique-se de documentar todos os treinamentos realizados, pois isso pode ser solicitado durante uma auditoria.
- Implemente medidas de segurança
A HIPAA exige que as entidades cobertas implementem tanto medidas de segurança físicas quanto administrativas. Isso pode incluir:
- Segurança Física: Controle de acesso aos locais onde as informações de saúde são armazenadas, como servidores e arquivos.
- Segurança Administrativa: Políticas que garantem que apenas pessoal autorizado tenha acesso a informações sensíveis.
- Segurança Técnica: Criptografia de dados, autenticação de usuários e firewalls para proteger sistemas e informações.
Essas medidas ajudarão a prevenir acessos não autorizados e vazamentos de dados.
- Monitore e audite regularmente
A conformidade com a HIPAA não é um evento único; é um processo contínuo. Realizar auditorias regulares e monitorar o acesso às informações de saúde pode ajudar a identificar possíveis problemas antes que se tornem sérios. Além disso, considere a implementação de:
- Relatórios de atividades de acesso a dados
- Monitoramento de redes para detectar atividades suspeitas
- Revisões periódicas das políticas de segurança
Essas práticas garantem que sua organização esteja sempre um passo à frente em termos de segurança.
- Estabeleça um plano de resposta a incidentes
Ter um plano de resposta a incidentes é crucial para lidar com possíveis violações de dados. Esse plano deve incluir:
- Um processo claro para relatar e investigar incidentes
- Um protocolo de comunicação para informar os afetados
- Medidas corretivas para evitar futuras violações
Esse planejamento ajuda a minimizar danos e garante que a organização responda de forma eficaz a incidentes.
Conclusão
Manter a conformidade com a HIPAA é um aspecto vital para qualquer organização que lida com informações de saúde. Ao seguir os passos mencionados, você garante que sua empresa esteja em conformidade legalmente, além de proteger a privacidade e a segurança dos dados dos pacientes.
A conformidade com a HIPAA é um investimento em confiança e segurança, algo que beneficiará tanto sua organização quanto seus pacientes.
Se você ainda tiver dúvidas sobre como se manter em conformidade com a HIPAA ou precisar de ajuda na implementação dessas diretrizes, nós da Tracenet Solutions estamos à disposição! Contamos com especialistas em segurança da informação, prontos para atender as necessidades do seu negócio.
Lembre-se: a proteção das informações de saúde é uma responsabilidade que não pode ser subestimada.
